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facilitent la vie...
M-Files

M-Files est une solution de gestion de contenu d’entreprise. Grâce à M-Files, les entreprises peuvent centraliser, classer, gérer, rechercher et partager tout type de document et d’information

  • Classement dynamique
  • Recherche avancée
  • Intégration avec les systèmes existants
    (CRM, ERP, dossiers réseau)
  • Accès mobile
  • Collaboration
  • Workflow pour tâches et de processus
  • Automatisation grâce à l’intelligence artificielle

La flexibilité de M-Files permet de couvrir un grand nombre de cas d’utilisation, par exemple

  • Traitement de factures fournisseurs et clients
  • Dématérialisation de processus complexes
    (achat, vente, logistique, production, …)
  • Gestion de dossiers RH (on-boarding, demandes de
    vacances, notes de frais, formations, …)
  • Gestion des contrats
  • Gestion de projets
  • Gestion de la qualité

Nos années d’expérience avec la solution M-Files nous ont permis de bien connaître nos clients et leurs attentes en matière de gestion de l‘information. C’est pourquoi nous avons développé des add-ons pour M-Files prêts à l’emploi et adaptables en fonction des demandes.

 

Et concrètement ? Les add-ons visent à

Améliorer et adapter les fonctionnalités existantes de M-Files: M-Files est une solution incroyable, mais certaines fonctionnalités ne répondent parfois pas de manière satisfaisante aux besoins de nos clients. Les adapter permet de proposer des solutions répondant aux attentes métier.

Apporter de nouvelles fonctionnalités à M-Files En étendant les possibilités de M-Files avec de nouvelles fonctionnalités, nous nous adaptons aux besoins du marché et aux demandes de notre clientèle.

Accélérer l’intégration: En accélérant l’intégration de M-Files, les solutions sont plus rapidement réalisées, les entreprises peuvent dès lors se concentrer sur leur développement.

Business Actions

« Business Actions » est une boîte à outils permettant d’automatiser et de séquencer des actions prêtes à l’emploi pour accélérer l’intégration de M-Files sans développement.

Chaque action peut être déclenchée à n’importe quel moment, par exemple lors d’un changement d’étape. Les actions peuvent être combinées et séquencées afin de répondre rapidement à des besoins métier. Aucun développement n’est nécessaire, tout est configuré directement dans l’outil d’administration de M-Files.

Et concrètement, à quoi ça sert ?

Gestion avancée des documents : gérer des versions de travail et des version publiées, détecter les doublons, supprimer d’anciennes versions, fusionner différentes sources (Office, PDF) en un seul document, etc.

Gérer le courrier entrant : détecter qu’il s’agit d’une facture, qu’il se destine à quelqu’un d’autre, classement automatique, priorisation

Gérer les contrats : assigner un code QR pour qu’une fois scanné, le contrat soit automatiquement classé, fusionner les différents éléments du contrat en un fichier PDF, ajouter des signatures pré-scannées au contrat

Classer les factures fournisseurs : détecter qu’un IBAN est faux, trouver l’IBAN correspondant, corriger, envoyer et payer !

Dynamic Groups

«Dynamic Groups» permet de créer et de gérer des groupes d’utilisateurs de manière dynamique, afin d’améliorer les collaborations et travaux communs.

Les groupes engendrés grâce à cette fonctionnalité sont ensuite utilisés pour la gestion automatisée des permissions ou l’amélioration des suppléances.

Et concrètement ?

  • Assigner des tâches à des groupes de travail dynamiques
  • Mieux gérer les absences momentanées ou prolongées d’un collaborateur
  • Augmenter la souplesse dans la gestion des droits
Neurones Forms

«Neurones Forms» permet de créer des formulaires dans M-Files et de les partager sur des sites web, intranet, extranet, portail…

Qu’il s’agisse de formulaires de demande ou de questionnaires, les informations saisies sont automatiquement intégrées dans M-Files. Grâce à «Neurones Forms», ces formulaires sont gérés de manière autonome, et sont aisément accessibles et modifiables en ligne.

Et concrètement ?

  •  Créer et déployer des formulaires de type sondage,
    questionnaire ou contact
  • Classifier les réponses et les données de manière
    intelligente grâce aux processus définis dans M-Files
Visual Workflow

«Visual Workflow» permet aux utilisateurs de M-Files de visualiser graphiquement le processus complet d’un document.

Chaque collaborateur a la possibilité de programmer ses propres suppléances en désignant un collègue de suppléance entre une date de début et une date de fin, pour ne pas perdre la main sur les actions en cours. En fonction des permissions, il est possible pour un utilisateur de consulter, modifier et supprimer les suppléances d’autres collaborateurs.

Et concrètement ?

  • Gérer des remplacements lors des vacances ou d’arrêts de travail non-planifiés
  • Mieux gérer les absences momentanées ou prolongées d’un collaborateur
  • Assurer que les tâches sont toujours traitées correctement et dans les délais, même en cas d’absence
Advanced Substitutes

«Advanced Substitutes» facilite la gestion des suppléances, des remplacements et des absences momentanées ou prolongées d’un collaborateur.

Chaque collaborateur a la possibilité de programmer ses propres suppléances en désignant un collègue de suppléance entre une date de début et une date de fin, pour ne pas perdre la main sur les actions en cours. En fonction des permissions, il est possible pour un utilisateur de consulter, modifier et supprimer les suppléances d’autres collaborateurs.

Et concrètement ?

  • Gérer des remplacements lors des vacances ou d’arrêts de travail non-planifiés
  • Mieux gérer les absences momentanées ou prolongées d’un collaborateur
  • Assurer que les tâches sont toujours traitées correctement et dans les délais, même en cas d’absence
Advanced User Interface

«Advanced User Interface» regroupe toutes les informations relatives à un document dans une seule fenêtre, et simplifie le travail des collaboratrices et des collaborateurs.

L’interface regroupe en une seule fenêtre toutes les informations nécessaires au traitement des dossiers: les métadonnées, une prévisualisation des documents, les transitions dans le workflow, l’acceptation et le refus de tâches ainsi que les objets liés. Tout reste dans M-Files, aucune formation supplémentaire est nécessaire !

Et concrètement ?

  • Faciliter le traitement des factures fournisseurs en regroupant en une seule fenêtre toutes les informations nécessaires à la validation, y compris les imputations.
  • Regrouper dans une fenêtre tous les éléments relatifs à un dossier-client ou mandat
  • Traiter les assignements plus rapidement en limitant la navigation entre plusieurs éléments.